情報収集時の通知文書
|
| 1. |
個人情報の取り扱いについて
当社が取得する個人情報の利用目的は下記の通りとし、他の目的には一切使用いたしません。
但し、次のいずれかに該当する場合を除きます。
- ご本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
|
| 2. |
取扱う個人情報と利用目的
-
引越業務、一般区域貨物自動車運送事業、バイク便事業、における発注者情報
引越業務、一般区域貨物自動車運送事業、バイク便事業に関するサービスの実施、当社のサービスに関する情報のご提供（お電話・ダイレクトメール・電子メール等）、当社のサービスの改善のためのアンケートに使用します。
なお、他社より配送先の個人情報を取得することがありますが、利用目的は引越業務、一般区域貨物自動車運送事業、バイク便事業に関するサービスの実施に限定致します。
- 工場内業務請負事業、労働者派遣事業における発注者情報
工場内業務請負事業、労働者派遣事業に関するサービスの実施のために使用します。
- 当社ホームページに関するお客様からのお問い合わせの際に取得する個人情報
当社からのご回答、情報提供、および当社のサービスの営業活動のみに使用いたします。
- 電話、FAX、電子メール等によるお問い合わせ
お問い合わせに対するご回答のために使用いたします。
- お取引先の社員情報（名刺等）
営業、打合せ、業務の実施、見積・請求・発注等の事務処理等で使用いたします。
- 当社へ来訪された方の記録
当社へ来訪された方の記録は防犯及び外来者入室・退室管理（トラブル発生時の追跡調査含む）に使用します。
- 購入した名簿類
当社のサービスに関する営業活動のみに使用いたします。
- その他お客様から直接書面により個人情報を取得する場合
その都度、利用目的を明示いたします。
- 当社求人募集に応募された方の個人情報
採否の判断、採否のご連絡等に使用いたします。
- 従業員の個人情報
人事労務管理のため使用します
また、退職後は雇用保険・社会保険喪失、源泉徴収票発行等の退職手続きに必要な範囲に限定して使用します。
- 役員、株主の個人情報
顧客・取引先・営業先に対する案内、株主総会における事業報告等において、住所・経歴・持ち株数等を使用します。
※特定の機微な個人情報について
社員の採用時並びに健康診断時において、身体・精神障害や健康状態等の機微情報を
頂くことがありますが、労働安全衛生法上又は人事労務管理上、必要な手続きに限定し
て使用いたしますので、あらかじめご了承下さい。
※情報提供の任意性について
当社に対し個人情報を通知するかどうかは任意のご判断となりますが、
必要な情報の提供がなければ業務又は人事労務管理を行うことができないため、個人情報の提供にご協力ください。
|
| 3. |
個人情報の外部委託について
当社では、業務の一部を次のような委託先に委託し、業務上必要な範囲で個人情報を提供する場合があります。
この場合は、当社の基準を満たす業者を委託先として選定し、
機密情報保持契約の締結や適切な監督を行い、個人情報保護を徹底致します。
【お客様の情報】
・運送業者に対する配送業務の委託
・電気工事会社に対する電気工事の委託
・建設業者に対する解体・改修工事の委託
・産業廃棄物処理業者に対する産廃処理業務の委託
【社員情報】
・社会保険労務士に対する雇用保険・社会保険等の事務処理の委託
・税理士に対する会計処理の委託
|
| 4. |
個人情報の第三者提供について
当社は、次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはありません。
- ご本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、
ご本人の同意を得ることより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
|
| 5. |
個人情報の共同利用について
当社はグループ企業内において、お預かりした個人情報を共同利用することがありますが、
適正な管理の下、情報漏洩防止には万全を期して対応致します。
共同利用の内容、目的等は次の通りとなりますので、あらかじめご確認ください。
- 共同利用する個人情報の項目
住所、氏名、電話番号、FAX番号を業務上必要な範囲内で使用することがあります。
- 共同利用する者の範囲及び利用目的
グループ企業の相良運輸（株）、及び相良（株）が、サービスの提供・サービスのご案内のために
利用させて頂くことがあります。
- 共同利用に関する責任者
（株）日本引越センター、及び相良（株）の情報管理責任者が責任者として対応致します。
- 個人情報の取得方法
当通知文書 又は所定の同意書 において、利用目的や個人情報の取扱いについてお客様の同意を頂き、個人情報を取得しております。
|
| 6. |
開示等請求の手続き
当社では、ご本人又はその代理人の方から開示対象個人情報の開示等請求（開示、訂正・追加・削除、利用・提供拒否の請求）
があった場合、次に定める手続きに従って対応致します。
- 開示等請求の申出先
開示等請求は後段の相談窓口にお問合せの上、所定の開示等請求書に必要書類・手数料を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。
- 開示等請求に際して提出すべき書類
①開示等請求書
②本人確認のための書類として、身分証明書（運転免許証、パスポート、健康保険証又は年金手帳のいずれかのコピー）
※本籍地の情報は見えないように塗りつぶして送付して下さい。
③代理人が申請する場合、下記の書類
・親権者、未成年後見人の場合
戸籍謄本（親権者の場合は扶養家族が記入された健康保険証のコピーも可）、代理人の身分証明書
・補助人、保佐人、成年後見人、任意後見人の場合
後見登記事項証明書、代理人の身分証明書
・委任による代理人の場合
委任状（実印によるもの）、ご本人の印鑑証明書、代理人の身分証明書
- 開示等請求の手数料及び支払方法
開示・利用目的の通知の請求の場合に限り、開示等に要する実費分として、 1 回の申請ごとに 1,000 円の料金を頂きます。（ 1,000 円分の郵便切手を申請書類に同封してください）
※手数料に不足があった場合や手数料が同封されていなかった場合は、その旨をご連絡致しますが、所定期間内にお支払いを確認できない場合は、開示等の請求が無かったものとして取り扱わせていただきます。
- 開示等請求に対する回答方法
申請者が開示等請求書に記載した住所宛に書面によってご回答致します。
- 開示等請求時に取得した個人情報の利用目的
開示・訂正等、利用・提供拒否の請求にともなって取得した個人情報は、その目的に必要な範囲内で取り扱います。
提出していただいた書類は、申請者への回答終了後、3年間保存した後、廃棄いたします。
|
| 7. |
個人情報の開示をしない場合について
開示請求があった場合においても、次に定める場合、開示しないこととさせていただきます。
その場合は、開示しない旨とその理由を通知致します。
（この場合においても手数料の返還は行いませんので、あらかじめご容赦ください。）
・ご本人確認ができない場合（開示等請求書の情報・添付書類の情報・当社の保有する情報と一致しないときなど）
・代理人申請の場合で、代理権があると確認できない場合
・所定の書類に不備があった場合
・開示請求の対象が「開示対象個人情報」に該当しない場合
・ご本人又は、第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合
|
